Számlázz.hu integráció

Definíció#

A Számlázz.hu integráció egy cégszintű összekötés a Számlázz.hu-fiók és a QUiCK-fiók között. A Számlázz.hu fiókgazdája indítja a Számlázz.hu felületéről, és a Számlázz.hu #profi csomagjára épül. Az összekötés után négy adatkör mozog a két rendszer között:

Nem tartozik ide: az Autokassza (a Számlázz.hu banki adatkapcsolata, amelyet a QUiCK pénztárcáin külön kapcsolsz be – saját dokumentáció), a QUiCK saját NAV Online Számla kapcsolata (Számlázz.hu nélküli NAV-adat – saját dokumentáció) és a Billingo-integráció. A Számlázz.hu integráció és a saját NAV-kapcsolat egymást kizárja: élő Számlázz.hu-kapcsolat mellett a NAV Online Számla integráció nem kapcsolható be.

Cél és kontextus#

A Számlázz.hu-t használó cégnek ne több felületen éljen a számlázás, a számlaadat, a fizetettség, a számlakép és a banki adat, hanem egy összefüggő pénzügyi munkatérben. A Számlázz.hu marad a számlázás és a NAV-kapcsolat gazdája; a QUiCK az erre épülő vezérlőfelület, ahol egy helyen látszik a vevői és a szállítói oldal, a fizetettség, a kategorizált eredmény és a likviditás.

A kapcsolat kulcsa a Számlaverzum: a Számlázz.hu központi interfésze, ahol a cég minden belföldi számlaadata összegyűlik, és ahonnan a QUiCK lekéri őket. A #profi csomaggal automatikusan bekapcsol; a QUiCK-hez a bejövő és a kimenő oldalon is be kell kapcsolni, és engedélyezni kell a NAV-tól lehívott számlák továbbítását a könyvelői rendszerek felé.

Mikor ezt, mikor mást#

Belépési pontok#

• Számlázz.hu → Beállítások → Fiók beállításai → Online pénzügyi adatkapcsolatok: a QUiCK szekció legfelül; innen indul az összekötés és a QUiCK-fiók létrehozása.

• Számlázz.hu → Beállítások → Fiók beállításai → NAV online adatkapcsolat → Számlaverzum: a Számlaverzum és a továbbítási pipa bekapcsolása.

• Számlázz.hu vezérlőpult → „Ugrás a QUiCKbe”: megszakadt onboarding folytatása és a napi átlépés a QUiCK-be.

• QUiCK → Cégbeállítások → Integrációk → Számlázz.hu kártya: az állapot (Aktív) látszik; a bontás és a szerkesztés a Számlázz.hu felületén történik.

• QUiCK → Költségek → „Számlakép átadható” szűrő → Számlakép átadása a Számlaverzum felé: az archiválási irány.

Előfeltételek#

• #profi csomag. Az integráció a Számlázz.hu #profi csomagjára épül: ez tartalmazza a Számlaverzumot, az online pénzügyi adatkapcsolatot és a digitális archiválást. Új QUiCK-fiók mellé a Számlázz.hu egyszer, 30 napra „speciális jogot” ad, így a próbaidőszak #profi nélkül is elindul; aki már #profi, vagy már egyszer megkapta, nem kap újra. A csomagváltás helye: Számlázz.hu → Beállítások → Szolgáltatáscsomagom; az aktuális díjak a Számlázz.hu „Csomagok és árak” oldalán.

• Fiókgazda. Az összekötést kizárólag a Számlázz.hu fiókgazdája indíthatja. Ha nem te vagy a fiókgazda, akkor az összekötés nem indul el; a fiókgazdát kell bevonni.

• E-mail egyezés. A fiókgazda Számlázz.hu-s e-mail címe és a QUiCK-fiók adminisztrátorának e-mail címe ugyanaz. Ha nincs ilyen admin, akkor az összekötés a meglévő helyett új, üres QUiCK-munkaterületet hoz létre; előbb a fiókgazdát kell adminnak meghívni a QUiCK-fiókba, és el kell fogadnia a meghívót. Olyan címet válassz, amely a pénzügynél marad (a tiéd vagy egy pénzügyi közös postafiók), ne egy esetleg távozó kolléga személyes címét.

• NAV-kapcsolat a Számlázz.hu-ban. A Számlaverzum csak akkor tölt, ha a Számlázz.hu össze van kötve a NAV Online Számlával (vezérlőpult, zöld NAV-ikon).

• Számlaverzum bekapcsolva a bejövő és a kimenő oldalon, a továbbítási pipával. Ha nincs, akkor a Hiányos számlák közé nem érkezik NAV-adat, és a Számlakép átadható szűrő üres marad.

Működés lépésről lépésre#

Indulás – három kiinduló helyzet#

A logika mindig ugyanaz: a Számlázz.hu a kimenő számlázás és a NAV-adatkapcsolat gazdája, a QUiCK-fiók ebből a Számlázz.hu-fiókból jön létre, és onnan kapja a belföldi számlaadatokat. Ezért a Számlázz.hu az első, a QUiCK az utolsó lépés.

1. Nincs még Számlázz.hu-fiók (jellemzően új cég). Tiszta esetben egy délelőtt alatt megvan; a NAV-oldali átfutás a leglassabb elem.

• Ami kell hozzá: a cég adószáma és cégadatai (a Számlázz.hu-ba csak magyar adószámmal lehet regisztrálni); az ügyvezető Ügyfélkapu+ vagy DÁP belépése, mert a NAV Online Számla regisztrációt csak a törvényes képviselő vagy állandó meghatalmazott indíthatja; a fiókgazda e-mail címe (ez lesz a QUiCK admin is); fizetési mód a #profi díjához.

• Regisztráció a Számlázz.hu-ban: fiókgazda felhasználó (e-mail, jelszó, 2FA bekapcsolása), majd számlázási fiók a cégnek (cégnév, adószám, székhely – a cégadatbázisból kitölthető; friss alapításnál kézzel). A fiók a #free csomagon jön létre.

• Váltás #profi csomagra: Beállítások → Szolgáltatáscsomagom.

• Számlázz.hu összekötése a NAV Online Számlával: onlineszamla.nav.gov.hu → elsődleges felhasználó belépése KAÜ-vel → technikai felhasználó létrehozása („Számlák kezelése”, „Számlák lekérdezése”, „OPG napló lekérdezés” jogokkal) → kulcsgenerálás → a négy adat (technikai felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs) bemásolása a Számlázz.hu → Beállítások → Fiók beállításai → NAV online adatkapcsolat alá. Ellenőrzés: a vezérlőpulton zöld a NAV-ikon. Az éles NAV-rendszerben kell csinálni, a tesztkulcsokkal nem működik; frissen alapított cégnél a képviseleti jog néhány napig még nem látszik a NAV-nál, ilyenkor később kell újrapróbálni.

• Számlaverzum ellenőrzése: Beállítások → Fiók beállításai → NAV online adatkapcsolat → Számlaverzum – a kimenő oldalon is bekapcsolva, és a „NAV-tól lehívott számlák továbbítása a könyvelői rendszerek felé” pipa bejelölve.

• QUiCK-fiók létrehozása: Beállítások → Fiók beállításai → Online pénzügyi adatkapcsolatok → QUiCK kapcsolat → „Kipróbálom”; a QUiCK regisztrációs oldalán ugyanazzal az e-mail címmel regisztrálsz, mint a Számlázz.hu fiókgazda. Bankkártya nem kell, a QUiCK 30 napos próbaidőszakban indul.

2. Van Számlázz.hu és van QUiCK, külön. A fiókgazda belép a Számlázz.hu-ba, és az Online pénzügyi adatkapcsolatok alatt a QUiCK szekcióban elindítja az összekötést; a rendszer az e-mail cím alapján a meglévő QUiCK-munkaterülethez rendeli. Ha a QUiCK-fiókot könyvelő vagy asszisztens hozta létre, akkor előbb a fiókgazdát adminnak meghívod a QUiCK-be, a meghívó elfogadása után ő indítja az összekötést.

3. Több cég. A Számlázz.hu-ban ugyanazzal a felhasználóval több számlázási fiók kezelhető (Egyéb → Új számlázási fiók); a QUiCK-ben cégenként külön fiók jön létre ugyanazzal a belépéssel, a fenti lépéssort cégenként ismétled. A QUiCK cégválasztója egy belépéssel kezeli őket.

Az összekötés a Számlázz.hu-ból indul, és egy rövid onboardingon vezet át, amelynek végén a QUiCK-munkaterületre érkezel. Ha az onboarding megszakad, akkor a Számlázz.hu vezérlőpultjának „Ugrás a QUiCKbe” gombja folytatja.

Első szinkron#

A kapcsolat létrejötte után a háttérszinkron elindul: a Számlázz.hu-s kimenő számlák percek alatt megjelennek, a NAV-adatok lekérése a NAV rendszerétől függően egy óra vagy több is lehet. Az első szinkron az aktuális hónapot megelőző hónap első napjától tölt (március 1-i összekötésnél február 1-től). Korábbi időszak – legfeljebb az előző gazdasági év elejétől – előfizetés mellett, az ügyfélszolgálaton kérhető, a várható számlamennyiség becslésével.

Napi működés#

• Kimenő oldal. A Számlázz.hu-ban kiállított számla és nyugta a kiállítás után percekkel a Bevételek között van: fejléc, tételek, számlakép, fizetettség. Az elszámolási időszak átjön, ha a Számlázz.hu-ban a „Folyamatos teljesítésű számla” panelen meg van adva; a rendelésszám a QUiCK másodlagos azonosító mezőjébe kerül (ügyfélszolgálaton aktiválható). A QUiCK a számlaadatot nem módosítja, csak kiegészíti: bevételkategória, címke, munkaszám, haladó könyvelői módban kontír.

• Bejövő oldal. A belföldi szállítói számlák NAV-adata a Számlaverzumon át a Hiányos számlák közé érkezik, számlakép nélkül (amennyiben a Számlázz.hu-ban sincs számlakép); a QUiCK generált képet készít. Ha a szállító is Számlázz.hu-t használ, vagy a Számlázz.hu-ban a NAV adat mellé került számlakép, akkor a számla képestül érkezik, és nincs vele teendő. A többihez a számlaképet a megszokott csatornákon (alias e-mail, feltöltés, bővítmény) küldöd be, az Autoscan NAV-adatpárosítása a számlaszám alapján összeköti, és a számla Frissült jelöléssel a Költségek közé kerül. Ha a számlaképet a Számlázz.hu-ban töltöd fel a NAV-számlához, az a következő szinkronnál a QUiCK-ben is megjelenik. (nem javasolt

• Fizetettség. A Számlázz.hu-ban vezetett fizetettség (kézi vagy Autokassza) a kimenő és bejövő számlákra szinkronizálódik. A QUiCK-ben is rögzíthető fizetettség bármely számlára, de ez nem íródik vissza a Számlázz.hu-ba. Ha ugyanarra a számlára a QUiCK-ben rögzített és a Számlázz.hu-ból érkező fizetettség is van, akkor a QUiCK-ben rögzített adat érvényes. Ajánlás: a kimenő számlák fizetettségét a Számlázz.hu-ban vezesd, a QUiCK-ben csak akkor rögzíts, ha a forrásrendszerben nincs.

• Számlaképek archiválása. Költségek → dátumtartomány + „Számlakép átadható” szűrő → kijelölés → Számlakép átadása a Számlaverzum felé. A képek legkésőbb 24 órán belül (jellemzően azonnal) megjelennek a Számlázz.hu bejövő számlái között, és T+13 évig jogszabályszerűen archiválódnak. Átadható a belföldi számla, ha van képe és Számlaverzumból érkezett NAV-adata; a külföldi számla, ha van képe, a partneradatok hiánytalanok, nincs vegyes ÁFA-kulcs, és a számla nem „Új”. Számlázz.hu-t használó szállító számlája sosem jelenik meg az átadhatók között, mert már a Számlázz.hu-ban van; a Billingóból érkező képek automatikusan, ütemezetten mennek.

Hibaágak#

• Nem jönnek az adatok. Sorrendben: van-e egyáltalán számla az időszakban a Számlázz.hu-ban; a Számlaverzumban be van-e pipálva a továbbítás; eltelt-e a NAV-letöltéshez szükséges idő; a megfelelő e-mail címmel és fiókgazdaként indult-e az összekötés. Ha üres munkaterületre kerültél, akkor az üres munkaterületet töröld, és ismételd meg az összekötést a megfelelő jogosultsággal. Ha minden rendben, konkrét számlaszámmal írj a hello@riport.app címre.

• 2FA. Ha a QUiCK-cégben kötelező a kétlépcsős azonosítás, akkor a Számlázz.hu-ból átlépő, 2FA nélküli felhasználó a cég adataihoz nem fér hozzá, amíg be nem állítja; a profil és a cégválasztó elérhető.

Állapotok és állapotváltások#

• Kapcsolat. Inaktív → Aktív (a fiókgazda a Számlázz.hu-ból összeköti) → Bontott (a Számlázz.hu Online pénzügyi adatkapcsolatok alatt vagy a QUiCK Cégbeállításaiban). Bontás után a már átjött adatok a QUiCK-ben maradnak, új adat nem érkezik. Az újrakötés ugyanazzal a fiókgazdával, ugyanarra a munkaterületre lehetséges.

• Kimenő számla (Bevételek). A forrás a Számlázz.hu: a számla törzsadatai (szám, dátumok, tételek, összegek, számlakép) a QUiCK-ben nem szerkeszthetők; a Számlázz.hu-ban kiállított helyesbítő és sztornó számla külön rekordként, a szinkronnal jön. A QUiCK-oldali kiegészítések (bevételkategória, címke, munkaszám, kontír, post-it) szabadon módosíthatók, a következő szinkron nem írja felül őket.

• Fizetettség. Nem fizetett → Részben fizetett → Fizetett. A Számlázz.hu-ból érkező fizetettség a QUiCK-ben megjelenik; ha a QUiCK-ben is rögzítettek fizetettséget, az él, és nem íródik vissza. A fizetettként rögzített számla a QUiCK-ben nem törölhető.

• Bejövő számla (NAV-adat a Számlaverzumból). Hiányos (adat van, kép nincs) → Költségek, Frissült jelöléssel (kép párosítva, vagy a Hiányos listán elfogadva). Elutasítás a Hiányos listán = a tétel törlése; a későbbi szinkronok nem hozzák vissza. Ettől független a könyvelési státusz (haladó könyvelői módban Feldolgozatlan → Feldolgozott → Könyvelt; alap módban Könyvelt).

• Számlakép átadása. Átadható (teljesülnek a feltételek, a szűrőben megjelenik) → Átadott (a Számlaverzum visszaigazolta; a szűrőből kikerül, a számlán az átadás ténye látszik). Az átadás egyirányú, a QUiCK-ből nem vonható vissza.

• Állapotsemleges. A kapcsolat ténye nem változtatja a QUiCK-felhasználók jogosultságait, a 2FA-kötelezettséget vagy a jóváhagyási folyamatot – ezek a QUiCK Cégbeállításaiban élnek, és a Számlázz.hu-ból átlépő felhasználóra is vonatkoznak.

Limitációk és specialitások#

• Egyirányú adatfolyam. A Számlázz.hu-ból a QUiCK-be jön számla, nyugta, fizetettség és NAV-adat; a QUiCK-ből a Számlázz.hu felé kizárólag számlakép megy (archiválás). A QUiCK nem állít ki, nem helyesbít és nem sztorníroz számlát, és fizetettséget sem ír vissza.

• Visszamenőleges töltés. Alapértelmezés az előző hónap 1-je; annál korábbi időszak csak az ügyfélszolgálaton, előfizetés mellett, legfeljebb az előző gazdasági év elejéig. Az indítás előtt a várható számlamennyiséget kérjük.

• Fiókgazda és e-mail cím. Az összekötést csak a Számlázz.hu-fiókgazda indíthatja, és a QUiCK-ben adminnak kell lennie; az e-mail cím a két rendszer közötti kulcs. Eltérő címnél a rendszer üres QUiCK-munkaterületet hoz létre.

• Egy Számlázz.hu számlázási fiók – egy QUiCK-cég. Több cégnél a Számlázz.hu-ban egy felhasználó több számlázási fiókot kezel, a QUiCK-ben cégenként külön fiók jön létre; az összekötést cégenként ismétled.

• Párhuzamos NAV-kapcsolat. Aktív Számlázz.hu-integráció mellett a QUiCK közvetlen NAV Online Számla kapcsolata nem kapcsolható be; a NAV-adat a Számlaverzumon át érkezik.

• Számlakép-átadás feltételei. Belföldi számlánál NAV-adat és kép együtt; külföldinél teljes partneradat, egyféle ÁFA-kulcs, nem „Új” állapot. Számlázz.hu-s szállító számlája nem átadható, Billingós kép automatikusan megy. Az átadás nem vonható vissza.

• Magyar adószám nélkül nincs Számlázz.hu. Külföldi cégnek vagy magyar adószám nélküli egységnek a QUiCK-fiók közvetlenül, Számlázz.hu nélkül jön létre: NAV-adat nélkül, számlakép-alapú feldolgozással.

• Függőségek. A kimenő oldal a Számlázz.hu elérhetőségétől, a bejövő oldal a Számlaverzumtól és a NAV rendszerétől függ; a NAV-adat érkezése egy órát vagy többet is késhet.