Autoscan és NAV adat párosítás

Definíció#

Három egymásra épülő réteg. Az Autoscan mindig fut; a NAV-adatpárosítás akkor, ha van mihez párosítani; a kézi hozzárendelés a te döntésed, ha az automatikus párosítás nem jött létre.

Nem tartozik ide: a NAV Online Számla kapcsolat és a Számlázz.hu integráció beállítása (saját dokumentációk, itt előfeltételek), a bevételi oldali számlakép-párosítás (a kimenő számlák képének a NAV-adathoz kötése, csak számlaszám alapján), a költségkategória és az autocímke másolása (determinisztikus, partner-alapú másolás a partner utolsó feldolgozott számlájáról; a felismerés után fut, de nem az Autoscan része) és a Dokumentumok modul tartalmi feldolgozása. A 08-as bérjárulék-XML nem Autoscan-feldolgozás: a Bérek modulba megy.

Cél és kontextus#

A szállítói számla sokféle formában érkezik: PDF e-mailben, szkennelve, telefonnal fotózva, webes ügyfélkapuból letöltve, belföldi és külföldi partnertől. A QUiCK alapígérete, hogy ezeket nem gépeled be: beküldöd a képet, és a számla kitöltve jelenik meg a Költségek között, ahol már csak a cég döntései maradnak – kategória, címke, jóváhagyás, kifizetés. Ez az Autoscan dolga, és minden számlán működik, a NAV-tól függetlenül.

Belföldi számlánál van egy második, pontosabb forrás is: a szállító a számlát köteles a NAV-ba beküldeni, és onnan minden mező és minden tételsor hiba nélkül érkezik. Ami a NAV-adatból hiányzik, az a kép – a könyvelésnek és az archiválásnak az kell. A NAV-adatpárosítás a két forrás metszéspontja: a NAV adja az adatot, a kép a bizonylatot, a QUiCK egy rekordban tartja a kettőt.

Mikor ezt, mikor mást#

Belépési pontok#

• Tranzakciók → Költségek → Új hozzáadása: egyedi feltöltés; bal oldalon látod, ahogy az Autoscan kitölti a mezőket; ugyanitt az alias e-mail cím. Bemutatásra jó, tömeges munkára nem.

• Tranzakciók → Költségek → Tömeges feltöltés: legfeljebb 100 fájl egyszerre.

• Tranzakciók → Hiányos számlák: a kép nélküli NAV-adatok és a hiányosan felismert képes számlák; elfogadás, elutasítás, kézi képhozzárendelés.

• Tranzakciók → Költségek → gyorsszűrők: „Frissült” (párosított), „Új” (még senki nem nyitotta meg), „Nincs számlakép”, „Duplikált”; részletes szűrő Forrás: Számlázz.hu, Számlázz.hu – NAV, NAV Online Számla, E-mail, Feltöltött, QUiCK mobilapp, Böngésző bővítmény, Publikus API.

• Számla részletezője → számlakép alatti menü: kép cseréje, törlése, Konvertálás dokumentummá.

• Alias e-mail cím (cégnév@quick.riport.co.hu): adminnak a Cégbeállításokban és a profilban, másnak a profilban. A „cégnév+címke@…” forma a számlára címkét is tesz.

• Cégbeállítások: Integrációk (NAV-forrás állapota); Általános információk (a cég adószáma; az „automatikus költségfelismerés és kategorizálás azonos partnertől” kapcsoló); Számlafelismerés (NAV tételadatok szerinti automatikus bontás).

• Partnerek: a partner „szállító” jelölése és adatai – a partnerfelismerés ezekre épül.

Előfeltételek#

• Számlakép. PDF, PNG vagy JPG, legfeljebb 5 MB; egy fájl = egy számla, többoldalas számla egy fájlban. A QUiCK nem darabol és nem fűz össze. E-mailnél csak csatolmányos levél dolgozódik fel; letölthető linkes értesítőt a QUiCK nem nyit meg.

• A cég saját adószáma pontosan kitöltve, és a saját cég nem szerepel a Partnerek között szállítóként – különben az Autoscan a saját céget ismeri fel partnerként.

• Partnertörzs. Belföldön az adószám miatt a partnerfelismerés megbízható; névalapú felismerésnél a partner „szállító” jelölése és a név pontossága számít.

• NAV-forrás a párosításhoz. Számlázz.hu #profi + Számlaverzum (bejövő oldal, továbbítási pipa) vagy közvetlen NAV Online Számla kapcsolat technikai felhasználóval. A kettő egymást kizárja. Ha egyik sincs, az Autoscan fut, de NAV-adat nem érkezik, és „Frissült” sosem lesz.

• Pontos számlaszám és partner a képes számlán. A párosítás ezen a két mezőn múlik; félreismerésnél a javítás után a QUiCK felajánlja a párosítható Hiányos számlákat.

Működés lépésről lépésre#

Beküldés és felismerés#

1. Beküldés. A kép a hét csatorna egyikén bekerül: alias e-mail, egyedi feltöltés, tömeges feltöltés, Chrome-bővítmény, mobilapp, Publikus API, dokumentumból konvertálás. A QUiCK rögzíti a forrást, a számla „Új” jelölést kap. A bővítmény fájlnév és méret alapján előre jelzi, ha a fájl már bent van.

2. Felismerés. Háttérfolyamat: a képet OCR-motor szöveggé alakítja, és a QUiCK felismerője azonosítja a mezőket – számlaszám, partner (adószám vagy név a törzsből), dátumok, nettó / ÁFA / bruttó, devizanem (devizánál automatikus MNB-árfolyam), fizetési mód. Belföldi és külföldi számlán egyaránt fut.

3. Besorolás. Ha minden kritikus mező megvan, a számla a Költségek közé kerül; ha bármelyik hiányzik, a Hiányos számlák közé, és a pótlás után magától átkerül. Ezután fut a partner-alapú másolás: a partner utolsó feldolgozott számlájáról a kategória, a bontás, az autocímke és haladó könyvelési módban a kontír.

4. Duplikáció. Ha ugyanez a számla (azonos számlaszám és partner) már bent van, „Duplikált” jelölést kap; e-mailes beküldésnél a válaszlevél is jelzi. A QUiCK nem dönt: a duplikációs ablakban összevonod, vagy a másodpéldányt elutasítod.

NAV-adatpárosítás#

• 1. út – a NAV-adat jön előbb (a jellemző eset). A NAV-adat a Hiányos számlák közé kerül, generált képpel. Amikor a kép bármely csatornán megérkezik, az Autoscan felismeri a számlaszámot és a partnert, a QUiCK hozzáköti a NAV-adathoz: a számla „Frissült” jelöléssel a Költségek közé kerül, képpel és tételekkel. Egyedi feltöltésnél a felület NAV-duplikációs figyelmeztetést ad, és a párosítás a jóváhagyásoddal fut; háttércsatornán (alias e-mail, tömeges feltöltés, bővítmény, mobilapp, API) jóváhagyás nélkül.

• 2. út – a kép jön előbb (például NAV-leállás alatt). Az Autoscan önálló számlát hoz létre. Amikor a NAV-adat megérkezik, a QUiCK megkeresi az egyező számlaszámú és partnerű számlát, és visszamenőleg párosít: a számla megkapja a NAV tételsorait és pontosított adatait, „Frissült” jelöléssel, duplikátum nélkül.

• Mi párosul. Számlaszám-egyezés szóközök nélkül, kis-nagybetűtől függetlenül („INV-2024 001” = „inv-2024001”); partneregyezés a partnertörzs azonosítója szerint. Csak az elutasított NAV-számla van kizárva: a Feldolgozott, a Könyvelt és a fizetett számla is párosul, ezeknél a QUiCK csak a NAV-tételadatokat menti a számlára, a meglévő mezőket nem írja felül. HUF-számlán 2,50 Ft alatti összegeltérés kerekítés, a NAV végösszege marad. Eltérő devizanemnél a párosítás a többi mezőre lefut, a bruttót és a devizanemet nem írja felül. 

• Kézi hozzárendelés. Hiányos számlák → a NAV-számla megnyitása → a generált kép helyére feltöltöd a valódit: egyben elfogadás. Vagy: Költségek → „Új” szűrő → a nem párosult képes számlán javítod a partnert és a számlaszámot, mentés után a QUiCK felajánlja az egyező Hiányos NAV-számlát.

• Elfogadás kép nélkül, elutasítás. Elfogadás: a NAV-számla a Költségek közé kerül „Nincs számlakép” jelöléssel; ha később kép jön, párosul. Elutasítás: a NAV-adat törlődik, a szinkron nem hozza vissza, kép sem párosítható hozzá. Nagy mennyiségnél (50+) a tömeges elfogadás a járható út.

• Konvertálás. Ha a beküldött fájl nem számla, a részletezőben dokumentummá alakítod: az eredeti bejegyzés az eseménynaplóval törlődik, a Dokumentumok modulban új dokumentum jön létre; nem visszavonható, csak feldolgozatlan, nem integrációs számlán. Dokumentumból költségszámla is készíthető, ekkor az Autoscan automatikusan elindul.

Hibaágak#

• Nem találom a beküldött számlát. Sorrendben: Hiányos számlák; Költségek „Új” szűrő kikapcsolt dátumszűréssel (a felismert dátum vagy partner eltérhet a várttól); dátumtartomány tágítása. Végső eszköz az újrafeltöltés: ha duplikációt jelez, a számla bent van, és a figyelmeztetés mutatja, hol.

• Rossz partner vagy saját cég. Saját cég partnerként: a saját céget törlöd a Partnerek szállítói közül, és ellenőrzöd az adószámot a Cégbeállításokban. Szisztematikus félreismerés: a Partnerek listában a „szállító” pipát és az adatokat javítod; magától nem tűnik el.

• Nem párosul, pedig a NAV-adat és a kép is bent van. Egy eltérő karakter a számlaszámban elég: a képes számlán a számlaszámot a NAV szerintire javítod, és a QUiCK felajánlja a párosítást. Ha a NAV-adatot korábban elutasítottad, a párosítás nem lehetséges.

Állapotok és állapotváltások#

• Számlakép. Beküldött → Felismerés alatt → Költségek („Új”) vagy Hiányos számlák → Költségek a hiányzó mező pótlásakor, automatikusan.

• NAV-adat. Érkezett (Hiányos, generált kép) → Párosított (Költségek, „Frissült”) a kép érkezésekor vagy kézi hozzárendeléskor; vagy → Elfogadott kép nélkül („Nincs számlakép”) → Párosított, ha később kép jön; vagy → Elutasított (törölve, végleges). A NAV-adat a szállítói beküldés után egy óra vagy több is lehet; a Számlázz.hu-ba feltöltött kép a következő szinkronnál jön át.

• Képes számla, utólag érkező NAV-adat. Költségek vagy Hiányos → Párosított („Frissült”), visszamenőleg, duplikátum nélkül; Feldolgozott, Könyvelt és fizetett számlán csak a tételadatok mentésével.

• „Frissült”, „Új”, „Duplikált”. Jelölések és gyorsszűrők, nem státuszok. „Frissült” = sikeres párosítás történt. „Új” = még senki nem nyitotta meg; lekerül megtekintéskor, fizetéskor, iktatáskor, jóváhagyáskor és minden tömeges műveletnél – a párosítás önmagában nem veszi le. „Duplikált” → Összevont vagy Elutasított másodpéldány, a te döntésed szerint.

• Állapotsemleges. A párosítás nem változtatja a könyvelési státuszt, a jóváhagyást, az iktatást és a fizetettséget; a QUiCK-ben rögzített kifizetés és a kézzel kitöltött mezők megmaradnak.

• Nem állapotváltás. A kategória, a bontás és az autocímke megjelenése nem az Autoscan vagy a NAV döntése, hanem partner-alapú másolás. A „Frissült” nem jelenti, hogy a számla feldolgozott vagy jóváhagyott.

Limitációk és specialitások#

• Felismerési pontosság. Az Autoscan pontossága jellemzően 75–92 százalék: belföldi, adószámos számlán a felső, külföldi és fotózott számlán az alsó tartomány; a felismert adatok ellenőrzése külföldi és NAV-adat nélküli számlán a folyamat része. 

• Új szállító első számlája. Ismeretlen partner első számláján a számlaszám gyakran nem ismerhető fel; a kézzel pontosított számlaszám után a partner további számláin a felismerés már működik.

• Tételadat NAV-forrásból. A tételsorok, a tételnév-keresés, az ÁFA-kulcs szerinti bontás és az automatikus tételbontás a NAV-adatból jön; külföldi és NAV-adat nélküli számlán tételadat nem keletkezik. Az új partnertől érkező, megbontott NAV-számla újrabontása cégszinten kikapcsolható.

• Hiányos NAV-adat. A NAV nem mindig ad fizetési módot és határidőt; a mező üres marad, kézzel pótolod. A párosítás a könyvelési alapadatokat nem írja felül, kivéve ha a NAV pontosabb értéket hoz.

• Elutasított NAV-számla. Végleges; ha a kép később mégis megérkezik, önálló, NAV-adat nélküli számlaként jön létre.

• Egy fájl, egy számla. 5 MB feletti kép elutasítva (Számlázz.hu-ból érkező nagy képnél a számla kép nélkül mentődik); jelszóvédett PDF-nél a QUiCK bekéri a jelszót, nem tárolja.

• ÁFA-típus és devizanem. Egy ÁFA-típus kizárása a felismerésből ügyfélszolgálaton kérhető; egyedi ÁFA-kulcs a Cégbeállításokban vehető fel. Fel nem ismert devizanemet kézzel választasz; az árfolyam és dátuma szerkeszthető.

• Konvertálás nem visszavonható, az eseménynapló elvész; integrációból érkezett, feldolgozott, fizetett vagy könyvelt számlán nem indítható.

• Bevételi oldal. A bevételi számlakép-párosítás külön, egyszerűbb logika: csak számlaszám alapján, csak szinkronból érkezett NAV-adathoz; a nem párosítható fájlokról e-mail megy.