Cégbeállítások

Cél és kontextus#

A QUiCK-ben kevés beállítás van, de azok a fiók egész működését meghatározzák. A legtöbbjük nem itt, hanem a Költségeknél, a Bérköltségeknél vagy az utaláskönnyítőben fejti ki a hatását, ezért érdemes úgy gondolni a Cégbeállításokra, mint a bevezetés első lépésére: a kick-offon itt dől el, hogy a cég számlafolyamata hogyan fog kinézni. Többcéges fióknál minden beállítás cégenként külön él.

A képernyő egyetlen görgethető oldal, blokkokra tagolva. Minden blokk külön menthető; a fejlécben az Elmentve gomb jelzi, ha nincs mentetlen változás. Az alábbi sorrend a képernyő sorrendje.

Funkciók#

Általános információk#

A cég neve és adószáma a cégadatbázisból érkezik, itt csak látszik. Ami ebben a blokkban igazán fontos, az a két alias e-mail cím: egy a számlák, egy a dokumentumok beküldésére. Ezek a címek a QUiCK legfontosabb beérkeztető csatornái – amit ide küldesz, az Autoscan feldolgozza, a dokumentum a Dokumentumok modulba kerül. A Cím másolása gombbal vágólapra kerülnek; érdemes a partnereknek és a kollégáknak kiosztani. A kukac előtti tag kérésre módosítható az ügyfélszolgálaton, a domain nem. Az ország, a pénznem és a vállalkozási forma nem módosítható – a QUiCK alapdevizája ma kizárólag forint –, az iparágnak pedig jelenleg nincs funkcionális hatása.

Beállítások#

Ez a blokk a fiók működésének négy területét vezérli.

Dátumok és iktatás. A „bérköltségek kifizetésének napja” azt mondja meg, hogy a beemelt bérek esedékessége a tárgyhót követő hónap hányadikára álljon be automatikusan. Az „ÁFA fizetés gyakorisága” (havi, negyedéves, éves) a Pulzus ÁFA-kártyáit és a Havi eredmény ÁFA-pozícióját hangolja a cég bevallási ritmusára. Az „iktatószám-prefixek” a számlák és a dokumentumok iktatószáma elé kerülnek; a két sorozat külön fut.

Számlafelismerés. Három kapcsoló, alapértelmezetten mind bekapcsolva. Az első kettő a QUiCK partner-alapú automatizmusa: ha az Autoscan felismeri a partnert, a partner utolsó számlájának költségkategóriája, kategóriabontása, autocímkéi, ÁFA-kulcsai – haladó könyvelői módban a kontírszámai is – átmásolódnak az új számlára. Ez determinisztikus másolás, nem gépi tanulás: amit egyszer jól beállítottál, az ismétlődik. Külön kapcsoló van a költségekre és a bevételekre; a bevételeknél a másolás elmarad, ha egy bevételi script (Income Policy) sikeresen lefutott. A harmadik kapcsoló a NAV tételadatok szerinti automatikus bontás: ha a NAV-adatban több ÁFA-kulcs szerepel, a számla eleve ÁFA-kulcsonként tételekre bontva érkezik. Kikapcsolni akkor érdemes, ha a cég kategóriái nem partnerhez, hanem gazdasági eseményhez kötődnek, és a másolás több hibát okoz, mint amennyi munkát megspórol.

Utalási csomag. Az „azonos partnerhez tartozó tételek összevonása” alapértelmezetten be van kapcsolva: egy partner több számlája egy utalási tételbe kerül, a közleményben minden számlaszámmal – a bank tételdíjat számol, ez takarékosabb. Kikapcsolva minden számla külön utalás. Az „utalási csomagba csak már jóváhagyott számlák kerülhetnek” kapcsoló a jóváhagyási folyamat utolsó kapuja: bekapcsolva az utaláskönnyítő nem enged jóváhagyatlan számlát a csomagba.

Haladó jóváhagyás. Multibox csomagban kapcsolható be. Ekkor egy számlához több jóváhagyó rendelhető, és a számla csak akkor válik jóváhagyottá, ha minden kijelölt jóváhagyó rábólintott. Hogy ki jóváhagyó, az a Tagok blokkban, felhasználónként dől el. Részletek a „Jóváhagyás” funkciócsoport-dokumentációban.

Egyedi számla adatok#

Multibox csomagban a költségszámlák beépített mezői mellé a cég saját mezőket vehet fel – lista, összeg vagy szöveg típusban –, olyan ügyviteli adatoknak, amelyek sem kategóriába, sem címkébe nem valók: megjött-e a teljesítési igazolás, mennyi a súly, mi a belső rendelésszám. A mezők itt definiálódnak, a költségszámlán töltődnek ki, a listában szűrhetők, az exportban külön fülre kerülnek. Részletek az „Egyedi számlaadatok” funkciócsoport-dokumentációban.

ÁFA-típusok#

A rendszer a magyar ÁFA-kulcsokkal indul (0%, 0% nem levonható, 5%, 18%, 27%, vegyes). Új kulcs akkor kell, ha külföldi számláknál más mértékkel dolgozol – a mérték nem egész szám is lehet. A „pénztárgép bizonylaton szerepel?” kapcsoló azt dönti el, hogy az adott kulcs felajánlódjon-e a pénztárgép-bizonylat ÁFA-kulcsonkénti rögzítésénél; ha a cégnek nincs pénztárgépe, ennek nincs jelentősége. A vegyes típus nem törölhető. Haladó könyvelői módban az ÁFA-kategóriák (könyvelői gyűjtők és kódok) külön törzsben élnek, amelyet az ügyfélszolgálat tölt be.

Alapértelmezett pénztárca#

Az itt kiválasztott pénztárca kerül az utaláskönnyítőben az első helyre, és erre rögzít az Expressz kifizetés. Érdemes azt a bankszámlát megadni, amelyről ténylegesen utalsz, és amelyhez Autokassza-szinkron tartozik: így a banki tranzakciók alapján a QUiCK-ben az aktuális egyenleg is látszik. Ha nincs beállítva, minden kifizetésnél választani kell.

Biztonság#

A „kétlépcsős azonosítás kötelezővé tétele” kapcsolóval a cég előírhatja, hogy a fiók adataihoz csak aktív 2FA-val lehessen hozzáférni. A kapcsoló csak akkor aktiválható, ha legalább egy adminisztrátornak már be van kapcsolva a 2FA – hogy senki ne zárja ki saját magát. Bekapcsolás után a 2FA nélküli felhasználó belépéskor csak a profilját és a cégválasztót éri el, a cég adatait nem, amíg be nem állítja; az ellenőrzés cégváltáskor és a Számlázz.hu-ból való átlépéskor is lefut. Az „Értesítés küldése” gomb e-mailt küld mindenkinek, aki még nem aktiválta a 2FA-t; a címzettek listája az ablakban látszik, és 24 óránként ismételhető. A 2FA módszerét (QUiCK mobilapp, autentikátor app, tartalék kódok) mindenki a saját profiljában állítja be.

Tagok#

Az aktív, meghívott és letiltott tagok listája: e-mail cím, státusz, jogosultság, hozzáférés és a 2FA állapota. A lista felett sárga sáv mutatja, hány tagnál hiányzik még a kétlépcsős azonosítás. Új tag e-mail címmel hívható meg; a meghívás elfogadásáig a státusza meghívott.

Négy jogosultsági szint létezik minden csomagban. Az adminisztrátor mindent lát, mindent szerkeszt, és a Cégbeállításokat is kezeli – ő az előfizetéssel kapcsolatos levelek címzettje is. A könyvelő és a szerkesztő ugyanígy mindent lát és szerkeszt, csak a fiók adataihoz nem nyúlhat; a könyvelő a könyvelői státuszok gazdája. A megtekintő mindent lát, de nem szerkeszt.

Multibox és Enterprise csomagban a jogosultság ennél sokkal finomabban hangolható, és a Hozzáférés oszlop szövegesen össze is foglalja („Nem láthatja: költségek, bérköltségek… Munkaszámot nem kezelhet”). Felhasználónként megadható, mely költség- és bevételkategóriák rejtettek előle; mely címkéket lássa vagy ne lássa – a kettő kizárja egymást, és a nem látható címkével jelölt tranzakciót a felhasználó egyáltalán nem látja; mely menüpontok és képernyők érhetők el neki; és mely funkciók: a jóváhagyás gomb (haladó jóváhagyásnál ez dönti el, ki jóváhagyó), az iktatás, a könyvelési funkciók, a munkaszám mező, a címkék módosítása, új címke vagy kategória létrehozása, az adattörlés, a banki egyenlegek. Így egy külsős kolléga láthat egyetlen projekt számláit, egy jóváhagyó csak a saját területét, egy könyvelő mindent, de törölni semmit. A csatolt dokumentumok a számla láthatóságát követik: aki látja a számlát, látja a mellékleteit.

Előfizetéseim#

Adminisztrátoroknak látható blokk: az előfizetési időszakok dátummal, típussal, csomaggal, összeggel és státusszal. A csomagváltás innen indul.

Integrációk#

Az integrációs kártyák azt mutatják, honnan jönnek a számlák a fiókba. A Számlázz.hu kapcsolat a leggyakoribb: ha él, a kártya Aktív, és a bontást a Számlázz.hu oldalán kell kezdeményezni. A Billingo a Billingo-ban kiállított kimenő számlákat hozza számlaképpel és fizetettséggel, a bejövőket nem. A NAV Online Számla azoknak való, akik más számlázót használnak: a belföldi bejövő és kimenő számlaadatok a NAV-ból jönnek, számlakép nélkül, a képeket tömegesen vagy alias e-mailen kell utánuk küldeni – élő Számlázz.hu-kapcsolat mellett ez az integráció nem kapcsolható be. A NAV Ügyfélportál M2M az adófolyószámlát kérdezi le és hozza létre a fizetendő adókat az Adók modulban; Ügyfélportál-regisztráció kell hozzá, a szinkron az adott tárgyhótól indul, és ha felfüggesztődik, innen lehet újracsatlakozni. Az Acounto a digitális könyvelési partner kapcsolódási pontja. A könyvelőprogram-kapcsolatok (Kulcs-Soft, NOVITAX, SMARTBooks, NetAccounting, RLB) haladó könyvelői módban, ügyfélszolgálati beállítással élnek.

API Tokenek#

Minden integráció, amely a Publikus API-n vagy a QUiCK MCP-szerveren keresztül olvas vagy ír a fiókba, egy itt létrehozott tokennel azonosítja magát. Egy új token létrehozásakor nevet adsz neki (mire használod), a generált kulcsot egyszer kimásolod és beilleszted a partner rendszerébe – később már nem jeleníthető meg. A lista a létrehozás és az utolsó használat dátumát mutatja, így látszik, melyik integráció él még; a nem használt token törölhető.

Cég törlése#

A Törlöm a céget gomb nem azonnali törlés, hanem törlési kérelem: a QUiCK ügyfélszolgálata hajtja végre, az adatkezelési és megőrzési határidők figyelembevételével. A kérelem indítását követően a céghez tartozó adatok a QUiCK-ben nem érhetők el, végleges törlésük a jogszabályi megőrzési idők lejártával történik. Csak egyedüli adminisztrátor kezdeményezheti, és a kérelem nem vonható vissza.

Műveletek, műveleti sáv#

A Cégbeállítások nem lista: nincs kijelölés és műveleti sáv. A műveletek blokkonként élnek – mentés, új elem hozzáadása, módosítás, törlés, tag meghívása, értesítés küldése, integráció kapcsolása, token létrehozása, cég törlése.

Szűrési lehetőségek#

Nem értelmezett ezen a képernyőn.

Limitációk és specialitások#

• Csak adminisztrátor éri el; a könyvelő és a szerkesztő a fiók adatait nem szerkesztheti.

• Ügyfélszolgálaton keresztül állítható: az alias cím kukac előtti tagja; a másodlagos azonosító kikapcsolása az utalási közleményből; a munkaszám mező; a címkék éjszakai automatikus takarítása; a haladó könyvelői mód, a könyvelőprogram-kapcsolatok, az ÁFA-kategóriák és a számlatükör betöltése; a ’08 XML e-mailes befogadása.

• Alapdeviza kizárólag HUF; ország, pénznem és vállalkozási forma nem módosítható.

• Iparág választásának jelenleg nincs hatása.

• Haladó jóváhagyás és egyedi számlaadatok csak Multiboxban; finomhangolt jogosultságok Multiboxban és Enterprise-ban.

• Egyedi számlaadat csak akkor törölhető, ha egyetlen számlán sincs értéke.

• Vegyes ÁFA-típus nem törölhető.

• NAV Online Számla integráció béta, és élő Számlázz.hu-kapcsolat mellett nem kapcsolható be.

• Cég törlése visszavonhatatlan; visszaállítást az ügyfélszolgálat végzi az adatkezelési határidők figyelembevételével.