Költségek

Cél és kontextus#

A Költségek nézet a bejövő számlák központi listája. Ide kerül minden feldolgozott költségszámla: a NAV-adatszolgáltatásból és a Számlázz.hu-ból szinkronizált belföldi számlák, az Autoscan által feldolgozott számlaképek (e-mailből, feltöltésből, a mobilappból, a böngésző bővítményből), a Hiányos számlák közül elfogadott vagy párosított tételek, valamint a kézzel és a Publikus API-n keresztül rögzített számlák.

A beérkező adatot a QUiCK két lépésben teszi használhatóvá. Az Autoscan a számlaképből kiolvassa a fejlécadatokat (belföldi és külföldi számlán egyaránt), a NAV-adatpárosítás pedig belföldi számlánál a NAV-ból érkező adatot a számlasorszám alapján a számlaképhez köti. Ami ezután következik, az a felhasználó döntése: a költségkategória (milyen jellegű a költség – ez bontja a Havi eredményt), a címke (melyik projekt, üzletág, költséghely – a Havi eredményben szűrhető dimenzió), a jóváhagyás, az iktatás, a kifizetés és a könyvelői átadás. A kategória és az autocímke a partner alapján ismétlődik: ugyanattól a partnertől érkező következő számlára a QUiCK determinisztikusan átmásolja az előző számla besorolását.

Az eredmény: a vállalkozás összes költségszámlája egy helyen, szűrhető, kategorizálható és tömegesen kezelhető formában. A lista a likviditáskezelés kiindulópontja: az esedékesség szerinti megjelenítés az utalandó tételeket helyezi előtérbe, a műveleti sávból pedig közvetlenül indítható az utaláskönnyítés és a kifizetések rögzítése.

Funkciók#

Dátumszűrés és a lista rendezése#

A dátumszűrő alapértelmezetten az aktuális évet mutatja. A tranzakciós nézetek közül itt érhető el a legtöbb dátumtípus: teljesítés ideje, számviteli időszak, kifizetés napja, feltöltés ideje, számla kelte és esedékesség szerint egyaránt lehet szűrni; haladó könyvelői módban az exportálás dátuma szerint is. Az előre definiált gyors időszakok (aktuális és előző év, negyedév, hónap, hét) segítik a navigációt, a dátumszűrés ki is kapcsolható.

A számlalista minden esetben az esedékességet mutatja kiemelt dátumként – ez a termék likviditás-központú megközelítéséből következik: így a legfontosabb utalandó tételek látszódnak elsőként8röüpóú

. A lista oszlopai: partner (lejárt számlánál piros „Lejár” jelölés), költségkategória, címkék, számla sorszáma, esedékesség, összeg, iktatószám, státuszok; a fejlécek kattintásra rendeznek. A sor elején a szem ikon a számlakép előnézetét nyitja a számla megnyitása nélkül, a sor többi része a számlát nyitja meg. Még meg nem nyitott számla félkövér.

Szabadszavas keresés#

A keresőmező alapértelmezetten a következő mezőkben keres: partner neve, számla sorszáma, iktatószám, másodlagos azonosító. Az alapértelmezés a keresőmező melletti opciókban módosítható, egy gombnyomással visszaállítható, illetve átváltható arra, hogy a rendszer mindenben keressen. További kereshető mezők:

• Tétel neve: kizárólag belföldi – NAV-adatszolgáltatáson vagy Számlázz.hu-n keresztül érkező – számláknál, ahol tételadatok is rendelkezésre állnak. Külön választandó ki.

• Megjegyzés: a számlákon elhelyezett post-itek szövegében keres.

• Haladó könyvelői módban: kontírtételre és munkaszámra is lehet keresni.

Grafikonok#

A szűrősáv alatt bekapcsolható grafikonszekció érhető el. A beállítás az összes tranzakciós képernyőre érvényes, és a rendszer megjegyzi. A grafikonok mindig az aktuális szűrési állapot szerinti listára vonatkoznak, és a következőket mutatják:

• a szűrt számlák nettó költsége, ÁFA-tartalma, valamint a rendezetlen (kifizetetlen) összeg,

• időbeli eloszlás egy nagyobb grafikonon – a diagram letölthető, kinagyítható és interaktív: nettó és ÁFA-értékek olvashatók le róla,

• kategóriánkénti bontás: az adott szűrésben lévő számlák összegei költségkategóriák szerint.

Számlafeltöltés#

• Tömeges feltöltés: a tömeges számlafeltöltő képernyőn egyszerre legfeljebb 100 számla tölthető fel. Ugyanitt látható a cég alias e-mail címe, amelyre a számlák beküldhetők – tömeges munkára ez az ajánlott csatorna. Jelszóvédett PDF-nél a rendszer bekéri a jelszót az előnézethez; a jelszót nem tárolja.

• Egyenkénti hozzáadás: a számla egyenként is felvehető az Új hozzáadása gombbal, számlaképpel vagy anélkül; ilyenkor a feltöltés a képernyő bal oldalán történik, és követhető, hogyan dolgozik az Autoscan. Beköltözéskor jól mutatja a felismerés működését, tömeges munkára azonban nem ajánlott.

• Duplikáció: ha az Autoscan szerint egy számla már bekerült, a számla duplikált jelölést kap. A rendszer döntési helyzetként jelzi, automatikusan nem dönt: a duplikációs ablakban a két számla összevonható vagy a másodpéldány elutasítható.

Egyedi számlanézet#

A listában egy számlára kattintva megnyílik az egyedi számlanézet. Bal oldalon a számlakép, jobb oldalon a számla adatai négy blokkban: Általános információk, Tételek, Csatolmányok, Eseménynapló.

Bal oldal – számlakép:

• A fejlécben látható a számla ID (a QUiCK belső azonosítója) és az eredeti számlakép-fájl neve.

• A számlakép nyomtatható, letölthető, illetve törölhető – a számlakép törlése bizonyos helyzetekben önálló, fontos művelet. Ugyanebből a menüből a számla dokumentummá konvertálható: az eredeti számlabejegyzés törlődik, a fájlból a Dokumentumok modulban új dokumentum jön létre. Nem visszavonható, és csak feldolgozatlan, nem integrációból érkezett, törölhető számlánál lehetséges.

• A lapozó mutatja, hol tartunk az aktuális listában („Itt jársz”); a számlák sorban lapozhatók, ami a tömeges feldolgozást segíti. Többoldalas számláknál az oldalak között is lehet lapozni.

• A számlakép nagyítható, kicsinyíthető, és a nézete is váltható.

• Megjegyzések (post-itek): a számlán megjegyzés helyezhető el, amely mutatja, melyik felhasználó tette. Nem üzenőfal: értesítés nem kapcsolódik hozzá, munkatárs nem jelölhető meg benne. A megjegyzés szerkeszthető, törölhető és kereshető.

Általános információk:

• Partner: a rendszer nem várja el az összes partneradat kitöltését, a megadott adatok pontosságát viszont igen, mert az a felismerést közvetlenül befolyásolja. A partnertörzs innen egy kattintással szerkeszthető; a partnernél alapértelmezett bankszámla-tulajdonos is megadható, ha a kedvezményezett neve eltér a számlán szereplő partnernévtől. A rendszer figyelmeztet, ha a számlán lévő bankszámlaszám eltér a partner alapértelmezettjétől.

• Iktatószám: iktatott számlánál itt látható a kiosztott iktatószám.

• Fejlécadatok: a számla sorszáma, a fizetési forma, valamint a másodlagos azonosító (például rendelésszám vagy szerződésszám). A számla sorszáma kritikus mező: a NAV-párosítás és a későbbi felismerés erre épül. A másodlagos azonosító alapértelmezetten az utalási csomag közleményébe is bekerül.

• Címkék: a számlán tetszőleges számú címke helyezhető el, bármilyen folyamat vagy kontrolling-dimenzió jelölésére. A címkék a számla részévé válnak, és az exportokban is megjelennek. Két típus létezik: a sima címke egyszeri bejegyzés, amely a partner következő számláján nem ismétlődik; az autocímke ragadós – ugyanattól a partnertől érkező következő számlán automatikusan megismétlődik.

• Dátumok: teljesítés ideje, számla kelte, fizetési határidő. A fizetési határidő átütemezhető; ilyenkor a listában és a likviditás táblában az új dátum jelenik meg, az eredeti fizetési határidőt pedig kék infobox jelzi.

• Számviteli (elszámolási) időszak: megadása esetén a Havi eredmény számviteli nézetében a számla elhatárolása az elszámolási időszak szerint történik.

• Devizanem: az Autoscan a devizanemet is felismeri; deviza esetén a rendszer az MNB-árfolyamot automatikusan lekérdezi. Az árfolyam és az árfolyam dátuma szerkeszthető.

• Egyedi számlaadatok (Multibox): a Cégbeállításokban definiált saját mezők (lista, összeg, szöveg) itt tölthetők ki. Részletek az Egyedi számlaadatok funkciócsoport-dokumentációban.

• Könyvelési mezők (haladó könyvelői mód): kontírszám, ÁFA-kategória, munkaszám, könyvelési teendő és megjegyzés, könyvelői összesítő.

Tételadatok (assignmentek / kategóriabontás):

• Az assignmentek a számla gazdasági eseményekre bontását jelentik: az adott számla milyen költségkategóriákra oszlik. A bontás nem kötelező, de lehetséges.

• Egy assignment adatai: költségkategória, címke, bruttó összeg, ÁFA-kulcs, nettó összeg; haladó könyvelői módban kontírszám, ÁFA-kategória és munkaszám. A kategóriához rendelt címke autocímke: a kategóriabontással együtt automatikusan a következő számla része lesz.

• Számítások alapja: alapértelmezetten a bruttó összegből számolja a rendszer az ÁFA-kulcs alapján a nettót; ez a beállításban megfordítható (nettóból bruttó).

• Új assignment az Új költségkategória gombbal adható hozzá; az új sor mindig a maradék (reziduális) összeggel jön létre. Az assignmentek másolhatók. Új költségkategória közvetlenül innen is létrehozható; a kategóriák szerkesztése és törlése a Havi eredményben történik.

• Bontássegédek: az ÁFA-kulcsok szerinti tételbontás kizárólag belföldi, szinkronizált adattal rendelkező számláknál, több ÁFA-kulcs esetén bont automatikusan; az automatikus tételbontás a NAV tételadatai alapján tételenként bont, így a számla tételenként kategorizálható és címkézhető. Mindkettő speciális esetekre való.

• Ismétlődés: a kategória és a kategóriabontás partner alapon ismétlődik – ugyanattól a partnertől érkező következő számlán a QUiCK automatikusan megismétli. Az ismétlés a Cégbeállításokban kikapcsolható („automatikus költségfelismerés és kategorizálás azonos partnertől”).

Csatolmányok:

• A számlához csatolmány tölthető fel: már a QUiCK-be beküldött dokumentumból (kiválasztási képernyőn), vagy új fájl feltöltésével. A csatolás a Dokumentumok modul felől is elvégezhető.

• A csatolmány típusa fájl vagy weblink lehet; a csatolmányt minden esetben el kell nevezni. Egy fájl mérete legfeljebb 25 MB.

• A csatolt dokumentum megtekinthető, letölthető, a számláról leválasztható (ekkor a dokumentumtárban megmarad), illetve törölhető. A lista jelzi, ha a számlához csatolmány tartozik; aki látja a számlát, látja a mellékleteit is.

Eseménynapló: minden számlához eseménynapló tartozik, amely a számlával történt eseményeket mutatja – ki, mikor, mit tett vele.

Jóváhagyás#

Egyszerű jóváhagyás minden fiókban, haladó jóváhagyás (több jóváhagyó, jóváhagyási lánc) Multibox csomagban érhető el. A jóváhagyás gombja a műveleti sávon akkor jelenik meg, ha a felhasználó jóváhagyó, vagy a csomagban a jóváhagyás alapértelmezett. A kijelölt jóváhagyókat @e-mail formátumú címke jelöli a számlán; ez a kijelölt felelőst mutatja, nem azt, aki ténylegesen jóváhagyott – a tényleges jóváhagyó és az időpont az eseménynaplóban látszik. Cégbeállításban rögzíthető, hogy utalási csomagba csak jóváhagyott számla kerülhessen. Részletek a Jóváhagyás funkciócsoport-dokumentációban.

Könyvelési státusz#

• Alap mód (minden fiók): egyetlen státusz van, a Könyvelt. A könyvelő ezzel jelzi, hogy a számlát elvette; a számla kritikus adatai ettől zárolódnak. A státusz a részletezőben és a műveleti sávból tömegesen is állítható.

• Haladó könyvelői mód: Feldolgozatlan (a könyvelő még nem dolgozta fel) → Feldolgozott (a könyvelő feldolgozta, a részletező „Feldolgozva” gombjával, egyenként) → Könyvelt / Exportált (a könyvelőprogram API-n átvette, vagy könyvelői export történt). Tömeges Feldolgozott-ra állítás nincs. Könyvelési teendő (nyitott / elvégzett) és könyvelésből kizárás külön állapotok. Részletek a Haladó könyvelési mód dokumentációban.

Műveletek, műveleti sáv#

A műveleti sáv a számlák kijelölésével válik aktívvá. A kijelölt elemek számát, értékét és rendezetlen összegét a lista végén számláló mutatja. Az elérhető műveletek:

• Iktatás – a rendszer sorban következő iktatószámokat oszt ki (prefix a Cégbeállításban), amelyek az iktatószám oszlopban jelennek meg. Az iktatószám nem törölhető és nem módosítható, ezért az iktatás megerősítést kér. Tömeges iktatásnál a sorrend nem befolyásolható; egyedi iktatásnál a számla szerkesztőjéből igen.

• Számlakép-átadás a Számlázz.hu felé – a Számlakép átadható szűrővel kijelölt számlák számlaképei átadhatók a Számlázz.hu ökoszisztémába: a bejövő számlák közé kerülnek, és jogszabályszerű számlaarchiválási folyamaton mennek át. A funkció a Számlázz.hu ökoszisztémában elérhető.

• Törlés – megerősítéssel. Bizonyos státuszú számlák nem törölhetők: a könyvelt és a (részben vagy teljesen) fizetett számla nem, az iktatott számla törölhető. A törlés csak ügyfélszolgálati segítséggel vonható vissza.

• Tömeges kategorizálás – a kijelölt számlák meglévő költségkategóriába sorolhatók, illetve új kategória is megadható.

• Tömeges címkézés – egyetlen képernyőn végezhető el autocímke hozzáadása és törlése, valamint sima címke hozzáadása és törlése, az összes kijelölt számlára.

• Számlakép letöltése – a rendszer rákérdez, hogy csak a számlaképek, vagy a csatolmányok is letöltésre kerüljenek-e; PDF-csatolmány esetén harmadik opcióként a fájlok egyetlen PDF-fé fűzhetők össze.

• Adatexport – a kijelölt számlák exportja (xlsx és csv), amely a QUiCK-ben tárolt összes számlaattribútumot tartalmazza. Az xlsx négy füles: Számlák (számlánként egy sor, kategóriabontással), Számlák NAV bontásban (a NAV tételadatai szerint), Kifizetések (számlaszám, kifizetés dátuma, partner, bankszámlaszám, pénztárca, összeg, devizanem) és Egyedi mezők (Multibox). Az oszlopok: hiányos-jelölés, iktatószám, számlaszám, partner azonosító és adószám, számlakép fájlneve és eredeti fájlnév, számla típusa, számla kelte, teljesítés, fizetési határidő, fizetés módja, devizanem, árfolyam és árfolyam-bank, kibocsátó neve, nettó / ÁFA / bruttó összesen, elszámolási időszak, okoscímkék, címkék, fizetve / fizetendő / fizetett, területi hatály, tételsoronként a kategória, nettó, ÁFA-kulcs, ÁFA, bruttó, elszámolási időszak és kulcsszavak, feltöltés ideje, post-it szöveg, kisadózó partner, könyvelési teendő és megjegyzése, link a számlára, jóváhagyás státusza és jóváhagyó, tervezett kifizetés dátuma, másodlagos azonosító, könyvelési azonosító, ÁFA-időszak, tétel ÁFA-megnevezés, munkaszám és tétel munkaszám.

• Könyvelt státusz állítása (alap mód) – a kijelölt számlák tömeges jelölése.

• Könyvelői export (haladó könyvelői mód) – a Feldolgozott számlák kontírozott állományának átadása a könyvelőprogramba; az export az érintett számlákat Könyvelt / Exportált státuszba teszi.

• Jóváhagyás – a kijelölt számlák jóváhagyása, ha a felhasználó jóváhagyó.

• Utaláskönnyítés – innen kezdeményezhető; önálló funkció, külön dokumentációval.

• Kifizetések rögzítése – korábbi számlák kifizetése rögzíthető vele egyszerűen és gyorsan: értéknap és pénztárca választásával, vagy az Expressz kifizetéssel az alapértelmezett pénztárcára egy kattintással.

Kijelölés-beragadás: ha kijelölt számla a szűrési állapot megváltoztatása miatt nem látható a listában, sárga infobox jelzi, hogy nem látható kijelölések is aktívak. Ezek a Nem látható kijelölések elhagyása gombbal szüntethetők meg; amíg aktívak, minden művelet a nem látható kijelölt számlákra is végrehajtódik.

Szűrési lehetőségek#

A gyorsszűrők a főképernyőn, a részletes szűrők a részletes szűrőpanelen érhetők el; utóbbiban gyakorlatilag minden számlaattribútumra lehet szűrni. A beállított szűrők a Szűrők törlése gombbal kapcsolhatók ki. A „H” jelölésű sorok csak haladó könyvelői módban, az „M” jelölésűek csak Multibox csomagban jelennek meg.

Limitációk és specialitások#

• Lista rendezése: a számlalista mindig az esedékességet mutatja kiemelt dátumként; más dátum megjelenítése jelenleg nem lehetséges. Ez ismert fejlesztési igény, oka a termék likviditás-központú megközelítése.

• Könyvelt számla: ha a számlát a könyvelő könyvelte, a kritikus adatai nem módosíthatók. Kritikus adatnak minősül minden számlafejléc-adat a címkék kivételével, valamint a kategóriabontás.

• Törlési korlátok: könyvelt és fizetett számla nem törölhető; az iktatott számla törölhető. A törlés csak ügyfélszolgálati segítséggel vonható vissza.

• Iktatószám: kiosztás után nem törölhető és nem módosítható; az iktatás ezért megerősítéshez kötött. Tömeges iktatásnál a sorrend nem befolyásolható.

• Lapméret: egy oldalon legfeljebb 200 sor jelenik meg, utána lapozás; a tömeges műveletek is 200 elemenként futnak.

• Kijelölés-beragadás: a szűrőváltás után nem látható kijelölt számlákra is végrehajtódnak a műveletek, amíg a kijelölés a Nem látható kijelölések elhagyása gombbal meg nem szűnik. A nem látható kijelöléseket sárga infobox jelzi.

• Kategória-ismétlés: a kategória és a kategóriabontás partner alapon automatikusan ismétlődik a következő számlán; az ismétlés a Cégbeállításokban kapcsolható ki.

• Tételadatok: kizárólag belföldi – NAV-adatszolgáltatáson vagy Számlázz.hu-n keresztül érkező – számláknál állnak rendelkezésre; a tételnév-keresés és az ÁFA-kulcs szerinti tételbontás is ezekre értelmezett.

• Számlakép átadható: a szűrő és a hozzá tartozó átadás funkció csak a Számlázz.hu ökoszisztémában érhető el.

• Tömeges feltöltés: egyszerre legfeljebb 100 számla tölthető fel; az egyenkénti feltöltés tömeges munkára nem ajánlott.

• Csatolmány: legfeljebb 25 MB; az összefűzött letöltés csak PDF-csatolmánynál lehetséges.

• Megjegyzések: a post-itekről senki nem kap értesítést; a funkció nem üzenőfal.

• Fizetési határidő átütemezése: az átütemezett dátum jelenik meg a listában és a likviditás táblában; az eredeti határidőt kék infobox őrzi meg.

• Deviza: devizás számláknál a rendszer az MNB-árfolyamot automatikusan lekérdezi; az érték szerkeszthető.

• Konvertálás dokumentummá: az eredeti számlabejegyzés és annak eseménynaplója törlődik; nem visszavonható.

• Címkék karbantartása: nincs külön címkemenedzsment; a sehol nem használt címkék éjszakánként törlődnek, ha ez a mechanizmus a cégnél ügyfélszolgálaton keresztül aktiválva van.

• Egyedi számlaadatok és haladó jóváhagyás csak Multibox csomagban.