Egyedi adatmezők

Definíció#

Az egyedi számlaadat egy cégszinten definiált, a költségszámla fejlécéhez tartozó kiegészítő mező. Három típusa van: legördülő lista (előre megadott, választható értékek), összeg (szám) és szöveg (szabadszöveg). A mező definíciója a Cégbeállításokban él, az értéke számlánként a számla adatlapján. Egy mező kötelezővé tehető; a típus létrehozáskor rögzül. Tetszőleges számú mező vehető fel.

Az egyedi számlaadat a számla leíró attribútuma, nem riport-dimenziója. A QUiCK attribútum-rendszerében a helye a következő:

Nem tartozik az egyedi számlaadatok közé semmi, ami a Havi eredményt bontja (az a kategória és a címke dolga), ami a bankba megy (másodlagos azonosító), vagy ami a könyvelésbe (munkaszám, kontírszám, ÁFA-kategória). Az egyedi számlaadat jelenleg kizárólag költségszámlán értelmezett; bevételen, adón, béren és dokumentumon nem.

Cél és kontextus#

A kategória–címke modell a kontrollingot szolgálja: a kategória azt mondja meg, milyen pénz, a címke azt, hogy melyik szervezeti vagy projektmetszetben, vagy milyen folyamatban (pl. haladó jóváhagyás címkék). Ebbe a két dimenzióba nem való az olyan adat, amely nem bontja az eredményt, hanem a számla kezeléséhez kell: beérkezett-e a teljesítési igazolás, mekkora a leszállított mennyiség, melyik belső rendelésre vagy szerződésre hivatkozik a számla, milyen belső kifizetési azonosítót kapott. Ha ezeket címkébe tesszük, a címkerendszer elszennyeződik, és a Havi eredmény szűrői értelmetlen dimenziókat kapnak; ha a másodlagos azonosítóba, azok a bank közleményébe is kimennek. Az egyedi számlaadatok erre adnak külön, típusos helyet: kötelezővé tehetők, típusuk szerint szűrhetők, exportálhatók, és nem érintik a kontrolling-dimenziókat.

Mikor ezt, mikor mást#

Belépési pontok#

• Cégbeállítások → Egyedi számlaadatok (fogaskerék ikon a cégválasztó mellett; csak adminisztrátor): a mezők létrehozása, szerkesztése, törlése. A mezőnév melletti oszlop mutatja a típust.

• Tranzakciók → Költségek → számla adatlapja: a definiált mezők a számla szerkesztőjében, a beépített attribútumok után jelennek meg és itt tölthetők ki.

• Tranzakciók → Költségek: szűrés – a szöveges mező a szabadszavas keresőben, a lista és az összeg típus a részletes szűrőben.

• Műveleti sáv → Számlaadatok exportja / Könyvelői export: az exportfájl külön Egyedi mezők füle.

• Publikus API: a GET /2/expenses szűrhető a szöveges egyedi mező tartalmára és az összeg típusú mező tartományára. A számla-objektum az egyedi mezők értékét nem adja vissza, és API-n nem is írható – a kitöltés kizárólag a felületen történik. A QUiCK MCP list_expenses hívása ezt a szűrőt nem teszi ki.

Előfeltételek#

• Multibox csomag. Ha a cég nem Multibox (vagy Enterprise) csomagban van, akkor a Cégbeállításokban az Egyedi számlaadatok fül nem jelenik meg, és a számla szerkesztőjében nincs egyedi mező.

• Adminisztrátor jogosultság a mezők definiálásához. Ha a felhasználó nem adminisztrátor, akkor a mezőket nem hozhatja létre és nem törölheti, de a számlán kitöltheti.

• Legalább egy definiált mező. Ha nincs definiált egyedi számlaadat, akkor a számla szerkesztőjében nem jelenik meg egyedi mező, a részletes szűrőben nem szerepel egyedi szűrő, és az export Egyedi mezők füle csak az invoice_id oszlopot tartalmazza.

• Lista típusnál legalább egy érték. Ha a lista típusú mezőhöz nincs választható érték, akkor a számlán nincs mit kiválasztani; a mező üres marad.

• Kötelező mező. Ha egy mező kötelező, akkor a számla a szerkesztőben a mező kitöltése nélkül nem menthető. A kötelezőség kizárólag a számla szerkesztőjében történő mentésre vonatkozik: az automatikusan beérkező számlák (Autoscan, NAV-adat, integráció) üres kötelező mezővel is bekerülnek és elfogadásra kerülnek.

Működés lépésről lépésre#

1. Mező létrehozása. Cégbeállítások → Egyedi számlaadatok → Új hozzáadása. Megadod a mező nevét, a típusát (legördülő lista / összeg / szöveg), opcionálisan egy magyarázatot, és bejelölöd, ha kötelező. Lista típusnál felveszed a választható értékeket. A típus mentés után nem módosítható.

2. Megjelenés a számlán. A mentés pillanatától a mező minden költségszámla szerkesztőjében megjelenik. A már meglévő számlákon a mező üres.

3. Kitöltés. A számla adatlapján a lista típusnál választasz az értékek közül, az összeg típusnál számot, a szöveg típusnál szabadszöveget adsz meg, majd mented a számlát. Ha a mező kötelező, akkor a mentés csak kitöltött mezővel engedett.

4. Szűrés. A Költségek listában a szöveg típusú mező tartalmára a gyorsszűrő szabadszavas keresője keres; a lista típusú mező értékei és az összeg típusú mező tól–ig tartománya a részletes szűrőben érhető el.

5. Export. A számlaadatok exportja (xlsx) külön Egyedi mezők fület tartalmaz: az első oszlop az invoice_id (a számla QUiCK-azonosítója, amellyel a Számlák fül sorához köthető), utána mezőnként egy oszlop a mező nevével; minden exportált számlához egy sor, üres mező esetén is. A könyvelői export ugyanígy külön fülön adja át az egyedi mezőket.

6. Mező törlése. Cégbeállítások → Egyedi számlaadatok → törlés. Ha a mezőnek egyetlen számlán sincs értéke, akkor a törlés végrehajtódik, és a mező eltűnik a számlákról, a szűrőkből és az exportból. Ha a mezőnek bármely számlán van értéke, akkor a rendszer a törlést nem engedi.

7. Hibaág – használatban lévő mező törlése. A törléshez előbb minden számláról egyenként el kell távolítani az értéket, vagy ügyfélszolgálati segítséget kell kérni a tömeges törléshez. Ezért a mezőkészletet a bevezetés előtt érdemes véglegesíteni.

Állapotok és állapotváltások#

• Mező: definiált → törölt. A mező a létrehozáskor válik aktívvá minden költségszámlán. Törölni csak akkor lehet, ha egyetlen számlán sincs értéke; a törlés nem visszavonható. A típus az életciklus alatt nem változik; a név, a magyarázat, a kötelezőség és lista típusnál az értékkészlet szerkeszthető.

• Érték a számlán: üres → kitöltött → üres. Az érték a számla mentésekor rögzül, nem a mező kiválasztásakor. Az érték számlánként módosítható vagy törölhető; tömeges kitöltés vagy törlés a műveleti sávból nem érhető el.

• Kötelezőség utólag. Ha egy mező utólag válik kötelezővé, a meglévő, üres mezőjű számlák nem válnak hibássá; a kötelezőség a számla következő mentésekor érvényesül.

• Állapotsemleges műveletek: szűrés, export, a számla megnyitása, iktatás, jóváhagyás, kifizetés – egyik sem változtatja az egyedi számlaadat értékét.

• Nem állapotváltás: az egyedi számlaadat kitöltése nem befolyásolja a számla könyvelési státuszát, jóváhagyását, fizetettségét vagy iktatását, nem indít partner-alapú automatizmust, és nem kerül át az azonos partnertől érkező következő számlára.

Limitációk és specialitások#

• Csak költségszámlán. Bevételi számlán, adón, béren és dokumentumon egyedi számlaadat jelenleg nem érhető el.

• Csak Multibox. Alacsonyabb csomagban a funkció nem létezik.

• Nem riport-dimenzió. Nem jelenik meg a Havi eredményben, a likviditás táblában (amely egyébként sem szűrhető) és az utalási csomag közleményében; szűrési dimenzióként csak a Költségek listában él.

• API-n csak szűrhető. Az egyedi mezők értéke a Publikus API számla-objektumában nem olvasható és nem írható; integrációból a kitöltés nem oldható meg.

• Nem másolódik partner alapján. Az azonos partnertől érkező új számlára az egyedi mező értéke nem kerül át, az automatikus kategorizálás ezt a mezőt nem érinti.

• Típus nem módosítható létrehozás után; típusváltáshoz új mezőt kell felvenni.

• Használatban lévő mező nem törölhető; az értékek egyenkénti törlése vagy ügyfélszolgálati tömeges törlés szükséges.

• Nincs tömeges kitöltés a műveleti sávból.

• Szűrés típusonként eltérő helyen: szöveg a gyorsszűrőben, lista és összeg a részletes szűrőben – tervezett viselkedés.