NAV Online Számla integráció

Definíció#

Cégszintű adatkapcsolat, amelyet a QUiCK Cégbeállításaiban kötsz be a NAV Online Számla felületén létrehozott technikai felhasználó adataival. A bekötés után a QUiCK a kezdő dátumtól rendszeresen lekéri a cég adószámához tartozó belföldi számlaadatokat. Két adatkör mozog, mindkettő a NAV-tól a QUiCK felé:

Nem tartozik ide: a Számlázz.hu integráció (ott a NAV-adat a Számlaverzumon át érkezik; a két kapcsolat egymást kizárja), a Billingo-integráció (csak a Billingóban kiállított kimenő számlák), a NAV Ügyfélportál M2M kapcsolat (az adófolyószámlát kérdezi le és az Adók modult tölti; külön kártya a Cégbeállításokban), az Autoscan + NAV-adatpárosítás (a számlakép és a NAV-adat összefűzésének motorja – saját dokumentáció) és a '08-as bevallás XML-ének e-mailes befogadása (bér- és járulékadat, nem számlaadat).

Cél és kontextus#

A belföldi számlák adatai a kötelező adatszolgáltatás miatt megvannak a NAV Online Számla rendszerében, de kép nélkül, és a legtöbb cég csak a saját számlázóján keresztül látja őket. A QUiCK két forrásból építi a teljes számlát: a NAV adatából és a beküldött számlaképből. Számlázz.hu-t használó cégnél az adatot a Számlaverzum hozza; aki más számlázóval dolgozik, annak a NAV Online Számla integráció adja ugyanezt – Számlázz.hu-fiók nélkül, a cég saját technikai felhasználójával.

A nyereség a Költségek oldalán a legnagyobb: a számla a NAV-beküldés után már a QUiCK-ben van, mielőtt a szállító PDF-je megérkezne; a Hiányos számlák lista megmutatja, melyik belföldi számlához hiányzik még a kép; a tételadatok kereshetők és exportálhatók („Számlák NAV bontásban” fül); a partner-alapú kategória- és autocímke-másolás a NAV-adatra is lefut. A Bevételek oldalán a kimenő számlák kézi felvitel nélkül jelennek meg, és a bevételi scriptek kategorizálják őket.

Mikor ezt, mikor mást#

Ugyanaz a számla több forrásból is beérkezhetne, ezért a QUiCK szabályozza, milyen számlázó-integráció mellett kapcsolható be:

Belépési pontok#

• Cégbeállítások → Integrációk → NAV Online Számla kártya (fogaskerék a cégnév mellett; csak adminisztrátor): itt adod meg a technikai felhasználó adatait, itt látszik az állapot, innen bontod a kapcsolatot.

• NAV Online Számla felület (onlineszamla.nav.gov.hu) → Felhasználók → Felhasználókezelés → Új felhasználó → Technikai felhasználó: itt hozod létre a technikai felhasználót és generálod a kulcsokat.

• Tranzakciók → Hiányos számlák: ide érkeznek a bejövő NAV-számlák kép nélkül; itt fogadod el, utasítod el, vagy rendelsz hozzájuk képet.

• Tranzakciók → Költségek és Bevételek → részletes szűrő → Forrás: „NAV Online Számla”: a közvetlen kapcsolaton át érkezett számlák; a Frissült és a Nincs számlakép gyorsszűrő a párosítás állapotát mutatja.

• Cégbeállítások → Számlafelismerés → NAV tételadatok szerinti automatikus bontás: bekapcsolva a több ÁFA-kulcsú NAV-számla eleve ÁFA-kulcsonként tételekre bontva érkezik.

Előfeltételek#

• Nincs élő Számlázz.hu-kapcsolat. Ha a cégnek aktív Számlázz.hu integrációja van, akkor a NAV Online Számla kártya nem aktiválható. Átálláshoz előbb a Számlázz.hu-kapcsolatot kell bontani.

• Technikai felhasználó a NAV-ban, a megfelelő jogokkal. A cég elsődleges felhasználója (törvényes képviselő vagy állandó meghatalmazott) hozza létre KAÜ-belépés után. Bepipálandó: „Számlák kezelése”, „Számlák lekérdezése”, „Hozzáférés az eáfa rendszer interfészhez”, „OPG-napló-lekérdezés”. A „Saját számlák lekérdezése” nem pipálható: azzal a technikai felhasználó csak az általa beküldött számlákat látja, és a szinkron üres marad.

• Hitelesítési adatok. Technikai felhasználónév, jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs, és a cég adószáma pontosan kitöltve a Cégbeállításokban. A jelszót a NAV csak létrehozáskor mutatja; ha elveszett, új technikai felhasználó kell, vagy a jelszót a NAV felületén módosítod. Hibás vagy hiányos adattal a kapcsolat nem aktiválódik.

• Egy adószám – egy QUiCK-fiók. Ha az adószám már másik QUiCK-fiókhoz van kötve, akkor a bekötés nem aktiválható, amíg ott nem bontják.

• Adminisztrátor jogosultság a QUiCK Cégbeállításokhoz.

• Csomag. A kapcsolat minden QUiCK-csomagban elérhető. [ELLENŐRIZENDŐ]

Működés lépésről lépésre#

Indulás#

1. Technikai felhasználó a NAV-ban. onlineszamla.nav.gov.hu → belépés KAÜ-vel → a cég kiválasztása → Felhasználók → Felhasználókezelés → Új felhasználó → Technikai felhasználó. Jelszó megadása és feljegyzése; a négy jog bepipálása, a „Saját számlák lekérdezése” üresen marad; kulcsgenerálás; a felhasználónév, az aláírókulcs és a cserekulcs kimásolása. Az éles NAV-rendszerben kell csinálni, a tesztkulcsokkal nem működik; frissen alapított cégnél a képviseleti jog néhány napig még nem látszik a NAV-nál.

2. Bekötés a QUiCK-ben. Cégbeállítások → Integrációk → NAV Online Számla kártya: a négy adat beírása, mentés. A QUiCK azonnal próbahívást indít a NAV felé: ha sikeres, a kártya Aktív, és a háttérszinkron elindul; ha nem, a kártya a hibát mutatja, és semmi nem szinkronizálódik.

3. Kezdő dátum. A szinkron a bekötéskor rögzített kezdő dátumtól dolgozik, alapesetben a bekötés napjától. Korábbi számlák automatikusan nem kerülnek be; a visszamenőleges betöltést az ügyfélszolgálaton (hello@riport.app) kéred, a várható számlamennyiség becslésével. [ELLENŐRIZENDŐ]

Napi működés#

• Szinkron. A QUiCK rendszeresen lekérdezi az új és a módosult számlákat; kézi lekérést nem indítasz. A szállító által beküldött számla a NAV feldolgozása után a következő szinkronnál jelenik meg, ez órás nagyságrendű késés is lehet. A számlairány dönt: ha a cég a vevő, a bejövő, ha a kiállító, a kimenő ágra kerül.

• Bejövő oldal. A NAV-számla a Hiányos számlák közé érkezik, generált képpel; a generált kép a könyvelésnek nem elég, az eredeti bizonylat kell. A partnert a QUiCK adószám alapján azonosítja, ha nincs a törzsben, létrehozza; a partner utolsó feldolgozott számlájának kategóriája, bontása és autocímkéi átmásolódnak. Három kimenet: a számlaképet beküldöd (alias e-mail, feltöltés, bővítmény, mobilapp, API) – az Autoscan a számlaszám és a partner alapján hozzáköti, a számla Frissült jelöléssel a Költségek közé kerül; elfogadod kép nélkül – a Költségek közé kerül, a Nincs számlakép szűrőben megtalálod, a kép később is párosítható; elutasítod – a tétel törlődik, a későbbi szinkronok nem hozzák vissza. Egyedi feltöltésnél a felület NAV-duplikációs figyelmeztetést ad, és a párosítás a jóváhagyásoddal fut; háttércsatornán jóváhagyás nélkül.

• Fordított sorrend. Ha a kép előbb érkezik, mint a NAV-adat, az Autoscan önálló számlát hoz létre. Amikor a NAV-adat megjön, a QUiCK megkeresi az egyező számlaszámú és partnerű számlát, és visszamenőleg párosít: a számla megkapja a NAV tételsorait és pontosított adatait, Frissült jelöléssel. Fizetett, Feldolgozott és Könyvelt számlán is lefut, de ott csak a tételadatok mentődnek, a meglévő mezők nem változnak. HUF-számlán 2,50 Ft alatti összegeltérést kerekítésként kezel, a NAV végösszege marad.

• Kimenő oldal. A cég által kiállított belföldi számla a Bevételek közé érkezik: fejléc, tételek, elszámolási időszak (ha a NAV-adatban szerepel); számlakép és fizetettség nincs. Magánszemély vevőnél a NAV-adat anonimizált, a partner nem látszik. A képet a Bevételek Tömeges feltöltés gombjával vagy a számla adatlapjáról töltöd fel; a párosítás a számla sorszáma alapján történik, nem egyezésnél a fájl nem kerül be, és e-mail sorolja fel az elutasított fájlokat. Kategóriát, címkét, munkaszámot, kontírt a bevételi scriptek vagy te adsz; a fizetettséget a QUiCK-ben rögzíted.

• Szerkeszthetőség. A NAV-ból érkezett mezők – számlaszám, partner, dátumok, összegek, ÁFA-kulcsok, tételsorok – zároltak, mert hivatalos forrásból jönnek; a helyesbítő és a sztornó számla külön rekordként, a szinkronnal érkezik. Amit a NAV nem adott (fizetési mód, határidő), azt kézzel pótolod, és a QUiCK akkor is menti, ha a számla egyébként nem szerkeszthető. A QUiCK-oldali kiegészítések – kategória és bontás, címke, munkaszám, kontír, egyedi számlaadat, post-it, másodlagos azonosító, iktatószám, jóváhagyás, fizetettség – szabadon módosíthatók, a következő szinkron nem írja felül őket.

• Forrás és duplikáció. A részletes szűrő Forrás értéke „NAV Online Számla” a közvetlen kapcsolatra, „Számlázz.hu – NAV” a Számlaverzumon át érkezett adatra. Ha egy számla azonos számlaszámmal és partnerrel már létezik, a NAV-adat nem jön létre külön számlaként: a QUiCK párosítja, vagy a „NAV duplikáció” és a „Duplikált” szűrőben döntési helyzetként mutatja. A QUiCK magától nem von össze és nem töröl.

• Bontás. Cégbeállítások → Integrációk → NAV Online Számla kártya → bontás. A már beérkezett számlák minden kiegészítésükkel a QUiCK-ben maradnak, új adat nem érkezik. Újrakötés ugyanazzal vagy új technikai felhasználóval lehetséges, ha az adószám közben nem kötődött másik fiókhoz.

Hibaágak#

• A bekötés sikertelen. Sorrendben: a négy adat karakterre pontos-e (szóköz a végén, felcserélt kulcsok); megvan-e mind a négy jog, és nincs-e bepipálva a Saját számlák lekérdezése; a Cégbeállításokban az adószám egyezik-e a NAV-ban kiválasztott cégével; az adószám nincs-e másik QUiCK-fiókhoz kötve; nincs-e élő Számlázz.hu-kapcsolat. Ha minden rendben, és a NAV átmenetileg nem elérhető, később újrapróbálod; ha tartósan hibázik, írsz a hello@riport.app címre a cégnévvel és a hibaüzenettel.

• Aktív a kapcsolat, de nem jönnek a számlák. A hiányolt számla a kezdő dátum után kelt-e; belföldi-e és be van-e küldve a NAV-ba (külföldi szállító számláját az Autoscan hozza); eltelt-e elég idő a NAV-feldolgozáshoz és a következő szinkronhoz; nincs-e a Hiányos számlák között vagy elutasítva. Ha a technikai felhasználó jogait vagy jelszavát a NAV-ban módosították, a szinkron leáll, és a kapcsolatot az új adatokkal újra kell kötni. Ha minden rendben, konkrét számlaszámmal írsz az ügyfélszolgálatnak.

• NAV-leállás. A számlaképeket a megszokott csatornákon beküldöd; az Autoscan önálló számlaként feldolgozza őket, a NAV-adat a leállás után utólag párosodik, duplikáció nem keletkezik.

Állapotok és állapotváltások#

• Kapcsolat. Nincs bekötve → Aktív (sikeres próbahívás után; a szinkron a kezdő dátumtól fut) → Bontott (a kártyáról bontva, vagy a NAV-oldali jog- vagy jelszóváltozás miatt leállt). Bontás után az adatok megmaradnak, új nem jön; az újrakötés új Aktív állapotot ad.

• Bejövő NAV-számla. Hiányos (adat van, eredeti kép nincs) → Költségek, Frissült jelöléssel (kép párosítva) vagy Nincs számlakép állapotban (kép nélkül elfogadva; a kép később párosítható) vagy Elutasított (törölve, a szinkron nem hozza vissza).

• Képes számla, utólag érkező NAV-adat. Költségek vagy Hiányos (Autoscan-adattal) → Költségek, Frissült jelöléssel. Fizetett, Feldolgozott és Könyvelt számlán csak a tételadatok mentődnek.

• Kimenő NAV-számla (Bevételek). Számlakép nélkül → Frissült (a feltöltött kép sorszám alapján párosodott). Fizetettség: Nem fizetett → Részben fizetett → Fizetett, kizárólag a QUiCK-ben rögzítve; a NAV fizetettséget nem ad, a QUiCK nem ír vissza.

• Könyvelési státusz. A NAV-forrás nem befolyásolja: alap módban Könyvelt, haladó könyvelői módban Feldolgozatlan → Feldolgozott → Könyvelt.

• Frissült. Nem állapot, hanem jelölő: a sikeres párosítás teszi a számlára, a Frissült gyorsszűrő listázza.

• Állapotsemleges. A bekötés és a bontás nem változtatja a meglévő számlák adatait, státuszát, kategóriáját vagy fizetettségét.

• Nem állapotváltás. A számlakép beküldése önmagában nem elfogadás: ha nincs egyező NAV-adat, a kép önálló számlaként marad, a NAV-adat a Hiányos listán. A NAV-ban sztornózott számla nem törli a QUiCK-rekordot; a sztornó külön rekordként jön.

Limitációk és specialitások#

• Számlakép nincs. A NAV csak adatot ad; a generált kép a bizonylatot nem helyettesíti. Az eredeti képet külön küldöd be; az automatikus párosítás sikeraránya átlagosan 90% feletti, a maradékot a Hiányos listán kézzel rendeled hozzá.

• Hiányzó fizetési mód és határidő. Nem minden NAV-adatban szerepel; ha hiányzik, a mező üres, kézzel pótolod. A hiányzó határidő a Költségek esedékesség szerinti rendezését és a likviditást torzítja, amíg nincs kitöltve.

• Kezdő dátum előtti számlák automatikusan nem kerülnek be; a visszamenőleges betöltés csak az ügyfélszolgálaton kérhető.

• Fizetettség nincs. A NAV fizetettséget nem tart nyilván; a bejövő és a kimenő NAV-számlák fizetettsége kizárólag a QUiCK-ben keletkezik (Kifizetések, utalási csomag, Expressz kifizetés). Autokassza ehhez a kapcsolathoz nem tartozik.

• Nincs archiválás. A jogszabályszerű számlakép-archiválás (Számlakép átadható) a Számlázz.hu-ökoszisztéma része; itt nem elérhető.

• Számlázz.hu kizárás. Élő Számlázz.hu integráció mellett a kártya nem aktiválható; Billingo mellett a költségoldalra használható.

• Egy adószám – egy QUiCK-fiók közvetlen NAV-kapcsolattal.

• Csak belföldi számla. Külföldi szállító és vevő számlája a NAV-ban nincs; ezeket az Autoscan hozza képből. Pénztárgép-adat a NAV-ból nem szinkronizálódik, a pénztárgép-bizonylatot kézzel rögzíted a Bevételeknél.

• Partnertörzs. A partnert adószám alapján azonosítja; a NAV-adat nem minden esetben frissíti a partnertörzs többi adatát (név, cím, bankszámlaszám), a partnertörzs karbantartása külön feladat. Magánszemély vevő a NAV-adatban anonimizált.

• Zárolt NAV-mezők. Ha a számla a NAV-ban hibás, a kiállítónak kell helyesbítenie; a helyesbítés külön rekordként érkezik.

• Konvertálás. NAV-forrású számla nem konvertálható dokumentummá.

• Jog- és jelszóváltozás a NAV-ban leállítja a szinkront; a kapcsolat a frissített adatokkal újra bekötendő.

• Függőségek. A szinkron a NAV Online Számla elérhetőségétől és feldolgozási idejétől függ; órás nagyságrendű késés előfordul. NAV-leállás alatt a képek beküldhetők, az adat utólag párosodik.